CHUYỂN ĐỔI SỐ KHÔNG CHỈ LÀ CHUYỆN CÔNG NGHỆ
Một vài bài học từ chuyển đổi số
Ngày nay thuật ngữ “Chuyển đổi số” xuất hiện ngày càng dày đặc, trên báo chí Việt Nam cũng như nước ngoài, như một sự chuyển đổi vô cùng tất yếu, sớm hay muộn gì cũng phải làm, không nơi nào có thể né tránh hay làm lơ được. Nhất là trong vận hành doanh nghiệp cũng như tìm kiếm cách quản lí nhân viên hiệu quả, chuyển đổi số trở thành giải pháp không thể bỏ qua.
Hiểu “Chuyển đổi số” theo nghĩa đời thường đôi khi sẽ khó hiểu khi phải phân biệt giữa số hóa và chuyển đổi số chẳng hạn.
Nói theo nghĩa nôm na, dựa vào cách cắt nghĩa của Anthony Larsson và Robin Teigland khi họ cùng viết quyển sách “Digital Transformation of labor” (thay vì đã qua nhiều học giả viết về Chuyển đổi số cho tổ chức và doanh nghiệp):
Khi nói “số hóa” (digitization) là chuyển các tư liệu đang dạng tương tự (analog) như hình ảnh, video, văn bản,… sang dạng “số” (digital).
Còn khi nói “Chuyển đổi số” (digital transformation) là đề cập rộng hơn về sự chuyển đổi mang tính chiến lược của doanh nghiệp hướng về khách hàng, muốn đạt hiệu quả xa hơn và sự thay đổi là xuyên suốt trong tổ chức ngoài việc triển khai công nghệ số.
Nghe cũng rất lùng bùng, nhưng chịu thôi. Cũng phải chấp nhận dừng lại một ý nghĩa vừa phải để còn đi tìm hiểu tiếp nữa.
Có ngay mặt trái của chuyển đổi số: Nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số không thành công, do xem sự chuyển đổi này theo góc nhìn thuần công nghệ, thay vì sửa lại một chút: công nghệ và hơn thế nữa.
Có một bài viết mới đây của cộng đồng giới nhân sự SHRM về chuyển đổi số, đã rút lại 5 bài học “đắng” từ những ca khó khi chuyển đổi số không thành công này, kể lại tóm tắt như sau.
1. Có chiến lược kinh doanh đã rồi hãy tính đầu tư vào bất cứ thứ gì
Từng có lãnh đạo, khi muốn doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc sử dụng công nghệ số, nghĩ là mình cần một công cụ cụ thể, đã nêu: “Chúng ta cần một chiến lược về học máy (machine learning)”. Trong khi Chuyển đổi số đi theo một chiến lược kinh doanh phạm vi rộng hơn nhiều, không chỉ trong phạm vi công nghệ là đủ.
Bài học là “Đi từ chiến lược đến công nghệ phù hợp, thay vì nghĩ là công nghệ nào đó sẽ có thể mang lại sự đổi mới ngay với tốc độ mong muốn”.
2. Nâng cấp trước cho người nội bộ thông qua thiết lập cách quản lí nhân viên
Mang về một đội quân hùng hậu tư vấn bên ngoài, nhập hàng loạt “giải pháp tuyệt chiêu” (best practices), và tin là mình chuyển đổi số “đúng cách” thay vì đúng hơn là nên dựa vào những người trong nhà, người hiểu rõ những gì đang có hiệu quả và những gì chưa trong hoạt động hàng ngày của họ. Đó là lí do người làm chủ doanh nghiệp cần phát triển nhiều hơn nữa trong cách quản lí nhân viên, để đảm bảo đội ngũ nhân sự có thể tiếp cận công nghệ một cách tối ưu nhất.
3. Thiết kế trải nghiệm khách hàng là đi từ ngoài hướng vào trong
Chuyển đổi số muốn cải thiện nhiều hơn trải nghiệm của khách hàng. Từ đó việc thiết kế lại trải nghiệm khách hàng làm có được bài học là: “Cách duy nhất để biết cần thay đổi nơi nào và thay đổi ra sao là qua việc thu thập thông tin đầu vào có chiều sâu từ phía khách hàng”.
4. Nỗi sợ bị thay thế của nhân viên là có thực
Khi nhân viên nhận thấy rằng Chuyển đổi số có thể đe dọa công việc của họ bên cạnh nỗi ám ảnh mất việc do AI và Robot luôn là lời đồn ngày một rõ dần, thì bài học ở đây là “Họ (nhân viên) có thể chống lại, một cách có ý thức hoặc vô thức, những thay đổi khi doanh nghiệp chuyển đổi số”.
5. Nhớ học hỏi từ văn hóa khởi nghiệp để áp dụng công nghệ và có cách quản lí nhân viên phù hợp
Rõ nhất là khi học hỏi từ các công ty khởi nghiệp ở Thung lũng Silicon chẳng hạn: Họ có khả năng ra quyết định nhanh nhẹn, linh hoạt, tạo nhanh các mẫu dự thảo và tổ chức có cấu trúc “phẳng”.
Quá trình Chuyển đổi số vốn không chắc chắn nên các thay đổi là tạm thời và sau đó lại được điều chỉnh tiếp. Các quyết định cần được thực hiện nhanh chóng và các nhóm khác nhau trong tổ chức cần phải tham gia. Cơ cấu “phẳng” giúp san lấp những cản trở. Cùng với công nghệ số cho phép tùy chỉnh nhanh chóng, để có giải pháp “tốt nhất” mau xuất hiện hơn.
Bài học là: “Việc hình dung ra tương lai của tổ chức đã thúc đẩy công nghệ chứ không phải công nghệ thúc đẩy ngược lại việc này”.
Chuyển đổi số ở nơi làm việc & cách quản lí nhân viên
Trước khi thế hệ Millennials và thế hệ Z xuất hiện nơi công sở thì các phương tiện lan tỏa thông tin và kết nối con người như newsletters và email rất hữu dụng. Khi đó, công cụ làm việc là máy tính để bàn hoặc laptop rõ ràng còn mang ý nghĩa là các công cụ làm việc.
Và rồi đùng một cái, các iPad, iPhone và các thiết bị di động tương tự, nghĩa là tư trang cá nhân, tự nhiên hóa thân thành công cụ làm việc mà các thế hệ mới này lôi vào công sở và dần được chấp nhận mà không ai công bố chính thức.
Đi với đó là các “app”, lúc đầu chỉ xuất hiện lai rai, sau đông dần thành chợ mua bán trao đổi xôm tụ và rồi đến lúc cơn sóng thần “app” ấy ập vào mọi doanh nghiệp, kéo theo không chỉ sự ngẩn ngơ của những ai vẫn quen làm việc nhẩn nha, sống chậm chút, thích làm việc trên các công cụ làm việc quy ước, mà cả sự lúng túng trong phân biệt đâu là công cụ làm việc nơi công sở với đâu là tư trang cá nhân người lao động mang đến.
Một khảo sát của Reimagining Workplace Services gần đây cho thấy có đến 68% doanh nghiệp lớn được khảo sát tin là phần lớn nhân viên sẽ di động và không còn bị ràng buộc bởi không gian văn phòng từ năm 2021. Hơn nữa, vào năm 2025, có hơn 75% nơi làm việc trên toàn cầu sẽ có mặt nhân viên Millennials và nhiều người trong số họ lại còn dễ giữ vai trò có ảnh hưởng đến việc ra các quyết định nữa.
Có nhiều động lực thúc đẩy các doanh nghiệp hướng tới sự chuyển đổi này. Lối làm việc linh hoạt và từ xa hiện đang được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, kể cả nguyên nhân do dịch bệnh mà ra. Không chỉ để tăng hiệu quả chi phí mà còn làm cho nơi làm việc trở nên linh hoạt và hấp dẫn hơn đối với nhân viên.
Câu hỏi sớm được nêu lên là: “Vậy giờ đây cách đúng nhất để doanh nghiệp tương tác với nhân viên là gì?”. Chính cách mà dân Millennials và thế hệ Z đang tiêu thụ thông tin ra sao sẽ giúp trả lời câu hỏi nêu trên này.
Về cơ bản thì cách mà dân Millennials và thế hệ Z tiêu thụ thông tin có khác các thế hệ nhân viên đi trước họ. Nếu các công ty (đa phần được lãnh đạo bởi những người thuộc thế hệ trước) định thu hút và giữ chân lực lượng lao động mới này cho mình thì họ cần phải “bẻ sừng làm nghé” để thấu hiểu mạch suy nghĩ của giới nhân viên mới này. Đó là một trong những cách quản lí nhân viên mà người làm nhân sự cần nắm để thấu hiểu tâm tư người lao động.
Bên cạnh đó doanh nghiệp vẫn rất cần chăm sóc các thế hê nhân viên “lớp trước” sao cho không thấy sự thiên vị, hay bỏ mới nới cũ nào. Những câu chuyện về cách quản lí nhân viên như thế này đều góp mặt trong chuyển đổi số ở nơi làm việc của doanh nghiệp.
Một cuộc khảo sát khác gần đây được thực hiện bởi SocialChorus nhấn mạnh là nhân viên sử dụng các app của công ty họ bình quân khoảng hai phút một lần. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là nội dung phải ngắn hơn, nhưng nó cần được chia nhỏ với tiêu đề, ảnh, liên kết và các nội dung khác để dễ dàng quét hoặc đọc trên màn hình nhỏ hơn của điện thoại hoặc tablet. Đó cũng là một nét về cách mà giới nhân viên trẻ tiêu thụ thông tin hay học hỏi từ công việc. Từ đó có thể khái quát lên cách mà tổ chức tương tác với nhân viên nói chung, qua tìm hiểu một phân đoạn nhân viên trẻ nhất của doanh nghiệp.
Nơi làm việc chuyển đổi số xong sẽ ra sao?
Có thể tham khảo một báo cáo gần đây của Deloitte để hình dung ra nơi làm việc sau chuyển đổi số, tóm tắt như sau:
- Nơi làm việc như vậy là kết quả của sự phát triển tự nhiên. Bao gồm môi trường làm việc có trang bị công nghệ cho nhân viên.
- Nơi làm việc như vậy bao gồm tất cả các công nghệ mà mọi người sử dụng để hoàn thành công việc – cả những công nghệ đang hoạt động và những công nghệ chưa được triển khai. Nó bao gồm từ các ứng dụng nhân sự và các ứng dụng kinh doanh cốt lõi cho đến email, nhắn tin nhanh và các công cụ truyền thông xã hội của doanh nghiệp, và các công cụ hội họp ảo.
Nơi làm việc mới này được kỳ vọng là các hành vi cộng tác, giao tiếp và kết nối làm văn hóa doanh nghiệp trở nên hiện thực. Ngoài ra nơi làm việc này còn giúp thống nhất các thành phần công nghệ, giúp cải thiện:
- Tinh thần hợp tác: Cùng giải quyết các vấn đề kinh doanh và hoạt động hiệu quả. Tận dụng kiến thức trong toàn doanh nghiệp, liền mạch, tích hợp và các công cụ cộng tác trực quan giúp nâng cao khả năng cùng nhau làm việc của nhân viên.
- Truyền thông cải thiện: Thông tin tiếp tục phát triển với tốc độ nhanh, nhiều công cụ cho phép mọi người tạo nội dung riêng của mình. Có các công cụ hỗ trợ giao tiếp hai chiều và cá nhân hóa nội dung.
- Tăng cường kết nối: Nhân viên cần các công cụ cho phép họ kết nối trong toàn tổ chức, tận dụng tài sản trí tuệ và nắm được ý tứ của nhau.
Đọc thấy phần thưởng dành cho chuyển đổi số thành công rất hứa hẹn và hấp dẫn. Tuy vậy làm sao cho “đúng cách” để khỏi phải đổ sông đổ biển mọi nguồn lực và nỗ lực của tổ chức là vấn đề cần quan tâm. Chắc là trước hết lướt qua các bài học “đắng” học hỏi từ các ca chuyển đổi số thất bại, hoặc chỉ quan tâm công nghệ, để từ đó rút ra một cách chuyển đổi số đúng tạng của doanh nghiệp mình, để biết cách quản lí nhân viên cũng như vận hành doanh nghiệp sao cho hiệu quả. Và luôn tạc dạ là chuyển đổi số là công nghệ và hơn thế nữa… Còn nội dung “hơn thế nữa…” ra sao cho mỗi doanh nghiệp thì phải tính tiếp, nhưng chắc chắn là sẽ không thể có những công thức như kiểu vừa vặn cho mọi thể loại được.
Trương chí Dũng, Giám đốc R&D, Le & Associates