Trong hơn 40 năm qua, số lượng nhân viên thực sự sử dụng đầy đủ ngày phép đang giảm đều — dù phần lớn trong số họ vẫn được hưởng chính sách nghỉ có lương (PTO). Điều đó nói lên một thực trạng: văn hóa làm việc hiện đại đang vô tình khiến nhân viên ngại nghỉ.
Là người làm nhân sự hoặc quản lý, bạn có thể thay đổi điều này. Hãy bắt đầu bằng cách xây dựng chính sách nghỉ phép rõ ràng, công bằng và khuyến khích nghỉ đúng nghĩa – giúp nhân viên phục hồi năng lượng và nâng cao hiệu suất lâu dài.
🎯 1. Tạo văn hóa nghỉ phép có chủ ý
Chính sách chỉ hiệu quả khi đi đôi với hành động từ lãnh đạo. Nếu quản lý thường xuyên từ chối hoặc không khuyến khích nhân viên nghỉ, chính sách cũng chỉ nằm trên giấy.
Thay vào đó:
- Thiết lập kỳ vọng rõ ràng từ đầu: nhân viên được khuyến khích nghỉ định kỳ.
- Khi từ chối yêu cầu, hãy làm rõ lý do và gợi ý thời điểm khác phù hợp hơn.
- Coi việc nghỉ phép là cần thiết cho hiệu suất – chứ không phải đặc ân.
Một văn hóa làm việc lành mạnh là khi mọi người cảm thấy được phép nghỉ và nên nghỉ.
📢 2. Truyền thông rõ ràng chính sách PTO
Niềm tin đến từ sự minh bạch. Một chính sách nghỉ phép hiệu quả phải:
- Được trình bày rõ trong sổ tay nhân sự và onboarding ban đầu.
- Giải thích bằng ví dụ cụ thể (ví dụ: trường hợp xin nghỉ dài vào mùa cao điểm nhưng hết PTO).
- Cập nhật định kỳ và nhắc lại trong các dịp phù hợp như đầu năm, trước kỳ nghỉ lễ.
Việc truyền thông không chỉ dừng lại ở “đây là số ngày nghỉ bạn có”, mà phải giúp nhân viên hiểu cách và thời điểm nào phù hợp để sử dụng.
🧑🤝🧑 3. Xử lý yêu cầu nghỉ phép với sự tôn trọng
Không phải lúc nào HR hay quản lý cũng có thể chấp thuận mọi yêu cầu nghỉ. Tuy nhiên, cách bạn từ chối sẽ định hình văn hóa.
Hãy:
- Từ chối trên tinh thần lắng nghe và chia sẻ – không cứng nhắc.
- Cung cấp bối cảnh rõ ràng: vì sao thời điểm đó chưa phù hợp (ví dụ: thiếu người, dự án quan trọng).
- Hẹn lại thời gian nghỉ khác khả thi, nếu có thể.
Tôn trọng và thấu cảm sẽ giúp nhân viên dễ dàng chấp nhận, và không cảm thấy bị đối xử thiếu công bằng.
📝 4. Xây dựng quy trình yêu cầu nghỉ phép rõ ràng
Một quy trình tốt giúp cả nhân viên và quản lý dễ xử lý, hạn chế hiểu nhầm và đảm bảo công bằng.
Những câu hỏi chính sách cần trả lời:
- Nhân viên có đang ngại nghỉ không?
Nếu họ ít sử dụng PTO, hãy chủ động nhắc nhở và khuyến khích. - Yêu cầu nghỉ nên gửi trước bao lâu?
Với kỳ nghỉ ngắn: ít nhất 1–2 tuần. Kỳ nghỉ dài: 1 tháng trở lên. - Có form chuẩn không?
Nên có. Bao gồm: họ tên, bộ phận, thời gian nghỉ, lý do (nếu cần), người thay thế. - Khi nào không thể nghỉ?
Giai đoạn cao điểm, deadline quan trọng hoặc khi team quá thiếu người. - Có giới hạn số lần nghỉ trong tháng/quý?
Nếu có, cần công bố minh bạch và xử lý linh hoạt với trường hợp đặc biệt. - Có quy trình xử lý chồng chéo không?
Nên ưu tiên theo nguyên tắc: đăng ký sớm, lý do chính đáng, hoặc thâm niên. - Có theo dõi minh bạch số ngày nghỉ không?
Cần hệ thống quản lý để đảm bảo công bằng và hỗ trợ ra quyết định.
Gợi ý cách nhân viên gửi yêu cầu:
- Email: đơn giản, lưu trữ dễ.
- Form Google/Form nội bộ: nhất quán và tiện cho HR.
- Phần mềm HR (HRIS): tự động, minh bạch, dễ quản lý toàn hệ thống.
✋ 5. Khi nào có thể từ chối yêu cầu nghỉ phép?
Một chính sách rõ ràng cũng cần làm rõ những trường hợp đặc biệt có thể bị từ chối:
- Vi phạm quy trình (nộp quá gấp, không theo mẫu).
- Trùng thời điểm quan trọng với công ty/team.
- Thời gian nghỉ quá dài ảnh hưởng đến vận hành chung.
- Vượt quá số ngày nghỉ được phép trong chu kỳ.
Lưu ý: Dù từ chối, vẫn cần thái độ tôn trọng, trao đổi minh bạch, và luôn cố gắng đưa ra phương án thay thế.