Trong chuỗi “Hỏi Chuyên Gia HR”, chúng tôi trò chuyện với các chuyên gia nhân sự tại nhiều công ty. Trong bài viết này, Cassie Whitlock – Giám đốc HR – chia sẻ cách chúng tôi tạo nên quy trình onboarding hiệu quả, và các bước để tổ chức khác triển khai theo.
⏱️ 1. Xác định thời gian phù hợp cho onboarding
Thời gian onboarding nên được thiết kế dựa trên đặc thù công ty. Ở SUPI Platform, chúng tôi tổ chức các lớp onboarding kéo dài 5 tuần, một buổi mỗi tuần, giúp người mới cân bằng giữa việc học cấu trúc và thực hành. Nhưng bạn cần điều chỉnh khung thời gian phù hợp với mức độ phức tạp công việc và nguồn lực hỗ trợ.
Chúng tôi còn xem onboarding kéo dài đến 6 tháng đầu tiên, nhằm đảm bảo nhân viên mới thực sự cảm nhận được văn hóa và kết nối với tổ chức.
🔍 2. Đánh giá và cải tiến liên tục
Chúng tôi thường hỏi nhân viên mới cảm nhận ra sao về quy trình onboarding, đặc biệt là trải nghiệm văn hóa công ty. Với mỗi phần đào tạo, chúng tôi xác định nội dung, người phụ trách và kết quả mong muốn, giúp dễ dàng điều chỉnh khi cần.
Ví dụ: khi triển khai chương trình onboarding dành cho quản lý, chúng tôi chỉ giữ lại nội dung thực sự cần thiết, lược bỏ chi tiết dư thừa và kiểm tra phản hồi để tối ưu dần.
🌟 3. Giới thiệu văn hóa qua trải nghiệm
Việc cảm nhận văn hóa công ty trực tiếp mang lại hiệu quả hơn rất nhiều so với chỉ nghe giảng. Các hoạt động tương tác thực tế, gặp gỡ lãnh đạo qua phiên Q&A… đều tạo ấn tượng sâu sắc, giúp người mới hiểu rằng sự minh bạch và tiếp cận trực tiếp với cấp trên là điều được khuyến khích.
🤝 4. Gắn kết mọi người trong quá trình onboarding
Onboarding không chỉ là việc của HR – quản lý và đồng nghiệp cũng đóng vai trò lớn. Chúng tôi chuẩn bị sẵn checklist cho quản lý để triển khai onboarding theo từng bước, từ điều phối thiết bị, giới thiệu nhân sự đến hỗ trợ cá nhân cho người mới.
📧 5. Khởi đầu bằng kết nối – trước ngày đầu tiên
Chúng tôi gửi email chào mừng trước khi người mới bước vào công ty – điều này tạo ấn tượng “mọi người đã đón chờ bạn” và giúp kết nối nhanh hơn. Mọi người sẽ đọc email này, từ đó dễ dàng khơi gợi chủ đề chung và bắt đầu một cách tự nhiên.
🌱 6. Cộng tác xuyên phòng ban
Onboarding được xây dựng dựa trên chia sẻ và góp ý từ HR, quản lý và các phòng ban khác. Việc liên tục thu thập phản hồi giúp chương trình phù hợp thực tế và mang lại trải nghiệm tốt hơn.
✅ Tóm Lược – Bí quyết để onboarding ấn tượng
| Bước | Mô tả |
|---|---|
| 📏 Thời gian | Tùy chỉnh khung onboarding theo đặc điểm của công ty |
| 🔄 Cải tiến | Lấy phản hồi, tinh chỉnh nội dung và giao diện |
| 🌟 Văn hóa | Trải nghiệm thực tế tốt hơn giảng giải lý thuyết |
| 👥 Mọi người tham gia | HR – quản lý – đồng nghiệp đều là “nhà hướng dẫn” |
| 📧 Kết nối sớm | Gửi email chào mừng để tạo thiện cảm đầu tiên |
| 🛠️ Cộng tác | Xây dựng từ nhiều bộ phận, lắng nghe để cải thiện |